Utdelningspolicy för Tappra Barn
Syftet med policyn är att tydliggöra hur Tappra Barn beslutar om och delar ut bidrag, vilka
organisationer som kan söka, vilka kriterier som gäller, hur beslut fattas och hur uppföljning
ska ske. Målet är rättvisa, transparens och att våra bidrag ger så stor nytta som möjligt.
01 Vem kan söka?
Organisationer som uppfyller följande:
Är ideell verksamhet eller icke vinstdrivande organisation eller har motsvarande uppdrag som stödjer barn och ungdomar i Sverige.
Verksamheten riktar sig till barn och ungdomar upp till 18 år.
Har förebyggande fokus snarare än enbart reaktiv insats (t.ex. verksamhet som främjar mental hälsa, förebygger övergrepp, utbildning, fritid, stöd före problem eskalerar).
Är lokal, kommunal eller regional (verksamhet i en eller flera av de städer där Tappra Barn är verksamma: Linköping, Jönköping, Norrköping, Malmö) eller har tydlig koppling till dessa områden.
Delar Tappra Barns värdegrund och uppförandekod, inklusive barnkonvention, inkludering, och respekt för mänskliga rättigheter.
Inte är privatpersoner eller privata familjer (vi skänker inte till privata familjer).
Kan lämna referenser från liknande projekt eller verksamheter. Är ni nystartade ska det finnas en tydlig projektplan som ni kan dela med oss.
02 Kriterier och krav (vid ansökan)
Organisationer som uppfyller följande:
Tydligt beskriva behovet för bidraget: vad pengarna ska användas till, mål och förväntat resultat.
Ge en budget för projektet/verksamheten där bidraget från Tappra Barn ingår och hur övrig finansiering ser ut.
Redovisa hur många barn/unga som gynnas, ålder, övervägande geografisk placering.
Intyga att de följer aktuella lagar och regler för ideell verksamhet, samt Tappra Barns
uppförandekod.
Ge ett löfte om uppföljning: rapport/berättelse efter projektets slut, helst med fotografier, siffror och bedömning om målen nåtts.
Gå med på att synliggöra samarbetet med Tappra Barn i sina kommunikationskanaler
(på event, hemsida, sociala medier etc.) med godkännande att vi får använda deras
berättelser som exempel.
I den mån det går, accepterar ni att delta på våra event för att upplysa våra deltagare om ert viktiga arbete.
03 Belopp & behov
Bidrag ges utifrån tydligt identifierat behov.
Det ska finnas någon form av max och minimibelopp för olika typer av projekt (t.ex. mindre lokala satsningar vs större projekt) så att resurserna används effektivt.
Benchmarking: Tappra Barn bör titta på vad liknande organisationer delar ut för att säkerställa rimliga nivåer.
Tappra Barn kan ha en “akutkassa” för situationer som uppstår mellan ordinarie utdelningstillfällen, där projektledare fattar snabba beslut inom satt ram.
04 Beslutsprocess
Ansökan inkommer skriftligt via standardiserad ansökningsblankett.
Projektledare granskar att formella kriterier är uppfyllda (behövlig dokumentation, värdegrund etc.).
Styrelsen i samråd med projektledarna fattar beslut om utdelning. Vid oenighet i en stad gäller styrelsens ordförandes uppfattning.
Besluten dokumenteras skriftligt – vilka bidrag som beviljats, belopp, motivering och eventuella villkor.
05 Utdelning & uppföljning
När bidrag godkänts betalas det oftast efter att avtal undertecknats och eventuella villkor uppfyllts.
Uppföljning ska ske inom avtalad tid, med skriftlig rapport som visar hur pengarna använts, vilka resultat som uppnåtts och lärdomar. Detta skall ske före 1/10 innevarande år.
Tappra Barn förbehåller sig rätten att följa upp genom besök eller möten med bidragstagaren.
Om villkor inte uppfylls kan det påverka framtida bidrag.
06 Transparens & kommunikation
Policyn ska vara tillgänglig på Tappra Barns webbplats och vid samtliga event där bidrag delas ut eller presenteras.
Vi ska kommunicera vilka organisationer som fått bidrag (namn, stad, kort beskrivning av projekt, belopp) i årsrapport och på hemsida/sociala medier.
Vi ska också sprida kunskap om ansökningsprocessen och kriterierna för att undvika missförstånd.
07 Ansvarsroller internt
Styrelsen: godkänner policyn, beslutar om alla bidrag.
Projektledare: ansvarar för administrativa delar – ser till att verksamheten följer policy och stadgar. Tar emot ansökningar, granska formella kriterier, ha kontakt med sökanden, följa upp.
Värdar i varje stad: lokal rådgivning och bedömning, insikt i lokala behov, bidra till beslut.
Ordförande: vid oenighet/fall där beslut inte kan fattas gemensamt, gäller ordförandens åsikt enligt stadgarna.
08 Undantag & särskilda fall
Akuta behov kan hanteras med kortare beslutsvägar via projektledare inom särskild ram (akutkassa).
Vid relevanta partnerskap där organisationer kan bidra med nätverk, kompetens, uppmärksamhet i tillägg till pengar, kan det vara meriterande.
Mall för Bidragsavtal
Bidragsavtal mellan : Insamlingsstiftelsen Tappra Barn Sverige (”Bidragsgivaren”) och [Organisationens namn (”Bidragstagaren”)
Kort beskrivning av projektet/verksamheten som bidraget gäller, ändamål och behov.
● Beviljat belopp: SEK [belopp]
● Utbetalning sker senast [datum] / i [antal] del(ar) efter att villkor X är uppfyllda / efter signering av avtalet
● Betalning till organisationskonto: [bankuppgifter]
Bidragstagaren förbinder sig att:
a) Använda medlen enbart för det som anges i projektbeskrivningen.
b) Inte använda bidraget för privata syften eller täcka verksamhet som normalt finansieras av myndighet utan särskilt behov.
c) Följa Tappra Barns värdegrund och uppförandekod, inklusive barnkonventionen.
d) Lämna referenser och dokumentation som Tappra Barn begär.
e) Synliggöra samarbetet med Tappra Barn i kommunikation: hemsida, sociala medier, event etc., med godkännande att Tappra Barn får använda information och eventuell media från projektet.
● Slutrapport ska lämnas senast [datum eller inom X månader efter projektets slut], och innehålla beskrivning av hur pengarna använts, mål/resultat, antal barn/unga nådda etc.
● Ekonomisk redovisning: Kopior på kvitton och bokföring som visar användning av medlen.
● Möjlighet till uppföljande möte eller inspektion vid behov.
Om det visar sig att bidraget inte används enligt avtalet, eller att villkoren bryts, förbehåller sig Bidragsgivaren rätten att:
● Kräva återbetalning av hela eller delar av bidraget.
● Neka framtida bidrag till organisationen.
● Bidragstagaren ansvarar för att ha försäkringar om beskrivna aktiviteter kräver det.
● Bidragstagaren ansvarar för nödvändiga tillstånd, om sådan verksamhet kräver det.
● Avtalet gäller från [datum] till [slutdatum] eller tills projektet är slutfört och rapportering godkänd.
● Parterna ska i god tro samarbeta för att uppnå projektets mål.
● Eventuella ändringar i projektet eller budget måste godkännas skriftligen av Bidragsgivaren.